Da contabilidade ao design, passando por pesquisa de mercado e desenvolvimento de produtos, há uma variedade impressionante de competências necessárias para administrar um negócio. Uma empresa grande pode contratar especialistas para lidar com essas tarefas, mas as pequenas empresas nem sempre têm esse luxo.
É aí que entra a IA. Os modelos de IA atuais fazem um trabalho razoável nessas tarefas. O truque para as pequenas empresas é entender onde a IA é boa o suficiente e onde não é.
Um lugar em que uma IA “boa o suficiente” já pode ser bastante valiosa para proprietários de pequenas empresas é ao oferecer competências de secretariado e lidar com questões administrativas básicas. Vamos ver como um tutor particular está usando isso para melhorar seu registro de informações e liberar seu tempo.
Estudo de caso
Sam Finnegan-Dehn trabalha com captação de recursos para uma instituição de caridade, mas, como atividade extra, atua como tutor de matemática e filosofia para estudantes universitários a partir de sua casa, em Londres. Com esse negócio de meio período, ele consegue aproveitar seus diplomas em filosofia e compartilhar seu amor pelo assunto com clientes.
Mas se reunir com os estudantes é apenas uma fração do trabalho necessário para ser um bom tutor. Ele também planeja aulas e busca novos materiais de leitura, cria atividades, envia faturas e acompanha novas pesquisas, tudo isso além do emprego regular. Diante dessas demandas, Finnegan-Dehn não tem tanto tempo quanto gostaria para ampliar sua lista de alunos.
Então, ele recorreu à IA para obter ajuda na gestão dos aspectos do dia a dia do seu negócio. Ele diz que a IA assumiu um papel de secretariado em todos os seus cadernos digitais, nos quais anota lembretes sobre o progresso dos clientes e novas leituras para se manter atualizado. Ele descreve o uso da IA como algo parecido com ter uma segunda memória, que o ajuda a conectar ideias que escreveu em diferentes lugares.
Embora tenha experimentado ferramentas diferentes, como Claude e ChatGPT, agora ele ficou com o Notion AI, porque ele se integra melhor às suas anotações de tutoria, que ficam distribuídas pelas abas de seus cadernos no aplicativo Notion. Finnegan-Dehn não usa IA para criar materiais de ensino, mas permite que o Notion AI grave reuniões com seus clientes, após obter o consentimento deles, e então usa os resumos automatizados para refinar sua estratégia de ensino. Por exemplo, se ele percebe, a partir do resumo da IA, que determinada técnica parece não estar ajudando um aluno, pode mudar a forma como aborda o assunto na próxima vez.
Além disso, o Notion AI também o ajuda a definir metas, rascunhar notas de aula, emitir faturas e gerar e sincronizar publicações para redes sociais. Para definição de metas, por exemplo, Finnegan-Dehn diz que entende seus objetivos de longo prazo para o negócio, mas nem sempre os passos concretos para chegar até eles. Ele usa a IA para ajudar a preencher essas lacunas. Ele começa anotando uma meta “estrela-guia”, por exemplo, ter um certo número de clientes até o fim do ano. Em seguida, pede à IA que gere os passos que precisa dar para chegar lá, considerando o perfil que ele construiu no aplicativo. Depois, ele pode refletir sobre os resultados e escolher quais tarefas enfrentar primeiro.
A ferramenta
O Notion tem sido um grande nome em softwares de anotações há muitos anos. Seu complemento de IA, lançado no fim de 2023, agora conta com ferramentas que permitem interagir com muitas outras plataformas online de produtividade. Há um cliente de e-mail, integrações com calendário e um agente lançado recentemente. E, embora esse nível de acesso tenha levantado preocupações com privacidade, ele também pode resultar em um assistente virtual bastante poderoso.
Muitas das tarefas visadas pelo Notion AI são menos criativas e mais mecânicas: sincronizar informações entre documentos ou vasculhar anotações antigas, por exemplo. Isso torna a ferramenta especialmente atraente para donos de pequenas empresas, que têm pouco fôlego, sobretudo para trabalho braçal.
Outras empresas estão desenvolvendo ferramentas voltadas a setores específicos. Por exemplo, a Grandma’s Quilt Shop, em Yuma, no Arizona, usa o Rain, que tem um pacote de softwares adaptado a empresas de artesanato, para gerar descrições de estoque e preços para sua variedade de estampas de tecido. Os proprietários afirmam que essa ferramenta de IA reduz em 60% a 80% o tempo necessário para cadastrar itens.
Há desvantagens, porém, já que Finnegan-Dehn descreveu algumas idiossincrasias do Notion AI como “truncadas” em alguns momentos. E o complemento de IA do Notion custa US$ 20 por mês. Como acontece com todas as ferramentas novas, donos de pequenas empresas devem avaliar com cuidado como os ganhos potenciais e as dores de cabeça se comparam ao custo de simplesmente fazer o trabalho por conta própria.
Dicas para usuários
Considere estes pontos ao pensar se a IA pode ajudar você a administrar um negócio, ou tornar qualquer parte da sua vida profissional só um pouco mais fácil.
Olhe antes de pular. Como os LLMs se alimentam dos dados que você fornece para responder às suas consultas ou concluir tarefas, você deve dar a eles informações de um jeito que seja conveniente para você e para o modelo. Para muitos desses serviços de IA para cadernos, isso significa, por exemplo, usar a plataforma deles para fazer anotações, para que você não precise inserir ou enviar notas depois. Por isso, é uma boa ideia avaliar suas opções com cuidado antes de se comprometer com um ecossistema movido a IA.
Trabalhe com seus pontos fortes. Pense em quais habilidades você não tem internamente e veja se a IA pode ajudar no treinamento ou assumir essas tarefas por você. Só fique atento: a IA alucina e comete erros, então pense em onde a precisão é necessária e mantenha humanos no comando nessas áreas.
A IA nem sempre é a melhor ferramenta. Não tem problema usar algo pronto quando essa for a melhor escolha. Vai ser mais seguro, por exemplo, usar plataformas existentes de processamento de pagamentos, como Shopify ou Square, do que “codar no feeling” uma usando IA.
Considere usar modelos locais para qualquer informação sensível. Nossa cobertura mostrou os riscos de modelos de IA online vazarem dados sensíveis, e houve muitos relatos sobre como empresas de IA coletam seus dados quando você faz perguntas aos chatbots delas. Mesmo que seu negócio não lide com informações pessoais, ainda pode haver coisas que você prefira não compartilhar publicamente. Nesses casos, usar um modelo de código aberto que faça inferências localmente a partir dos seus prompts pode ser uma ótima opção, em vez de ChatGPT, Claude ou outros modelos proprietários. Felizmente, alguns LLMs agora já podem rodar em laptops e desktops pequenos. Veja como configurar um e começar a usá-lo.
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Peter Hall
