Apesar de o trabalho remoto ser cada vez mais frequente e já estar presente no dia a dia de diversas empresas há muitos anos, desde o primeiro semestre de 2020, diversas outras organizações foram sujeitadas ao trabalho remoto para tentar atenuar o impacto da pandemia e, consequentemente, passaram a atuar através de times virtuais. Tal realidade forçou que estas empresas repensassem seus modelos de trabalho e considerassem, mesmo que parcialmente, a manutenção do trabalho à distância após o fim da pandemia, como alternativa à redução de boa parcela dos seus custos administrativos. Por conta disso, faz-se necessária uma melhor compreensão sobre quais são as principais mudanças ocorridas no dia a dia das organizações e ainda, conhecer os impactos advindos dessas mudanças nas rotinas de trabalho. O mapeamento da nova realidade permitirá a busca de soluções para os novos desafios, frente a um cenário totalmente novo e que se impõe como o caminho mais assertivo.
A influência da desindividuação na tomada de decisão em ambiente virtual
A desindividuação é um conceito da psicologia que considera a perda ou ausência de autoconsciência individual nos membros de grupos e, como consequência, resulta em perda de inibição do indivíduo. Considerando a assunção de responsabilidade, a desindividuação faz com que as pessoas não se sintam responsáveis pelos seus comportamentos e, consequentemente, não se sintam culpados. Este sentimento de anonimato, que pode variar desde a completa não identificação da pessoa, pode causar um efeito comportamental, a depender do entendimento do indivíduo acerca de possíveis recompensas ou punições dos seus atos. A desinibição pode, inclusive, gerar um comportamento mais agressivo, motivado pela percepção de enfraquecimento das normas e restrições sociais.
Considerando as reuniões de tomada de decisão, a mudança no modo da comunicação, passando de presencial para virtual, trouxe desafios para o processo decisório. O contato visual foi reduzido, a comunicação verbal foi parcialmente substituída e, consequentemente, o isolamento social aumentou. Por outro lado, as reuniões virtuais passaram a permitir um maior número de participantes, considerando não mais haver limitação de espaço físico e ainda, porque as barreiras geográficas deixaram de existir. Neste contexto, a desindividuação se torna presente, em razão de reduzir fortemente a percepção de se estar sendo observado.
A diminuição do sentimento de estar sendo percebido faz que com as pessoas fiquem menos tímidas. Dessa forma, a desinibição, somada ao aumento do sentimento de anonimato, faz com que as reuniões de tomadas de decisão passem a contar com ideias mais polarizadas. Outros fatores como, por exemplo, a falta ou diminuição de sinais visuais que podem inibir contribuições diferentes também alavancam a polarização de ideias. Como consequência, considerando a divergência de opiniões, o tempo para se chegar a um consenso torna-se ainda maior. Deve-se atentar que reuniões mais curtas não necessariamente significam obtenção mais rápida de consenso, indicando que o processo de tomada de decisão pode não ter sido foi concluído.
É importante considerar que a possibilidade de um maior número de participantes no processo de tomada de decisão também contribui para a desindividuação, facilitando a participação mais efetiva de membros hierarquicamente inferiores durante as reuniões virtuais, com vistas a tomada de decisão. Apesar disso, as discussões estão mais pobres, considerando o prisma do compartilhamento de informações. O sentimento de não estar sendo observado faz com que os participantes executem, simultaneamente, outras tarefas, ainda que menos importantes e, dessa forma, não contribuam de forma significativa para o enriquecimento da reunião. Isso é exemplificado conforme trecho abaixo, extraído de entrevista realizada com um gestor de time virtual, criado no contexto da pandemia:
“… a atenção e participação pioraram bastante no meu ponto de vista. Faço diversas reuniões com equipe e a interação diminuiu pois possivelmente as pessoas estão fazendo outra coisa ao mesmo tempo.”
Cuidados e boas práticas em times virtuais
Com as reuniões virtuais, as limitações físicas e os custos relacionados ao número de participantes mudaram drasticamente, sendo, de certo modo, eliminados. Dessa forma, é crucial que as reuniões em ambientes virtuais prezem pela eficiência, priorizando o controle da lista de participantes. Devem ser priorizados apenas os profissionais necessários:
- os decisores;
- pessoas que possam contribuir de maneira relevante para as decisões
Eventualmente, pode ser interessante que outros profissionais também participem da reunião porque:
- têm envolvimento direto no tema a ser decidido;
- precisam da informação que será reportada na reunião;
- precisarão implementar a decisão;
Adicionalmente, as decisões ou informações da reunião podem, posteriormente, ser repassadas aos profissionais que precisam conhecê-las, poupando, desta maneira, recursos organizacionais que seriam consumidos na reunião.
Outro ponto importante é incentivar a participação dos profissionais presentes na reunião, evitando que venham a se sentir excluídos do processo decisório e reduzam seu comprometimento com a decisão e posterior implementação. A fim de atingir este objetivo, podem ser feitas perguntas como: “Alguma outra ideia? Esquecemos de algo?” Convites diretos à participação também podem ser feitos, sendo essa uma prática especialmente útil nestes encontros remotos, visto que os participantes podem não saber exatamente o momento exato em que devem contribuir.
Nas reuniões virtuais, pode-se usar dos recursos tecnológicos disponíveis para aumentar a participação e qualidade das discussões, tais como quadro branco digital, chats e arquivos de colaboração simultânea. Outra boa prática para reuniões virtuais é demonstrar, de forma clara, que a participação de todos é fundamental e que o desempenho de tarefas paralelas, de forma simultânea, como responder e-mails e mensagens sobre outros temas não relacionados à reunião, torna o encontro improdutivo. O uso da câmera também é um recurso que pode ser utilizado. Como consequência, é esperado que isto reduza o efeito da desindividuação, visto que ganham-se componentes de comunicação não-verbal adicionais.
Por fim, é razoável inferir que, a curto prazo, as decisões virtuais ainda serão frequentes. Por isso, torna-se cada vez mais importante conhecer como lidarmos com estas novas condições, a fim de extrair das nossas equipes e reuniões, o melhor que eles possam contribuir, conduzindo-nos para as melhores decisões e resultados possíveis para as empresas.
Rômulo Tarouquella, Vinicius F Ribeiro e Yann Duzert
