O papel da comunicação para uma governança de dados mais eficiente
Governança

O papel da comunicação para uma governança de dados mais eficiente

O desenvolvimento de uma cultura data-driven é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações atualmente. Para isso, é necessário implementar não só uma Governança de Dados, mas se atentar para a sua comunicação —fator chave desse processo.

Em um mercado cada vez mais competitivo, diversas empresas já entenderam que para sobreviver é preciso implementar práticas e soluções mais analíticas — ser data-driven já não é mais uma escolha, é uma necessidade. O que ainda não está tão claro é a forma como isso deve ser feito: o que minha organização deve fazer para ser mais analítica? Muitos acreditam que ser data driven se baseia em: coletar mais dados, investir em ferramenta e implementar Inteligência Artificial. Porém, algumas empresas que fizeram isso, relataram que mesmo tendo realizado os maiores investimentos dos últimos anos em Big Data e IA, de acordo com a pesquisa anual realizada pela Fortune 1000 com as maiores lideranças mundiais, os resultados atingidos não foram os esperados, ou seja, essas organizações não se tornaram mais data-driven. Não é sobre coletar mais dados, comprar a melhor ferramenta ou implementar uma Inteligência Artificial, mas sim sobre desenvolver uma Cultura Analítica.

Desenvolvendo uma Cultura Analítica

O desenvolvimento de uma Cultura Analítica está associado à implementação de quatro pilares: processos, pessoas, políticas e tecnologia (3P1T). E o que isso quer dizer? Isso significa que as organizações precisam: implementar processos mais analíticos de forma que os dados sejam transformados em informações úteis para a tomada de decisão; ter pessoas data-driven que sejam capazes de usar os dados para tomar decisões dentro da empresa; implementar políticas de forma a construir e disseminar essa cultura analítica e, por fim, ter tecnologia disponível e acessível para coletar e armazenar todos os dados de big data.

Esse mesmo método foi utilizado em um estudo conduzido pelo Cappra Institute, cujo objetivo foi mapear o panorama brasileiro com relação ao uso de dados, seja na área técnica, de negócio ou por líderes, por meio da mensuração da Maturidade Analítica de diversas organizações. Um dos principais highlights trazidos no estudo foi a falta de adoção de uma governança data-driven por essas organizações. As empresas alegaram que não conseguiram alcançar a maturidade data-driven por ainda não terem implementado uma Governança de Dados.

Implementando uma Governança de Dados

Essa falta de uma Governança de Dados faz com que a maioria das empresas ainda vivencie ou já tenha vivenciado ao menos um dos cenários listados abaixo:

À medida que não existe uma gestão sobre os dados de forma estruturada, (1) uma mesma solução, um mesmo produto (seja ele uma análise, um relatório, um dashboard ou um algoritmo) é desenvolvido por áreas diferentes dentro da empresa e a forma como a maioria delas está estruturada hoje, em silos, não centrada na informação, só fomenta esse cenário.

A partir desse contexto, (2) o resultado final ainda é diferente, por mais que se esteja em busca de uma mesma solução. Isso quer dizer que, ao reportar seus números de vendas, ROI (Return on Investment) ou ações de Marketing, por exemplo, cada área da empresa trás um relatório com um valor diferente, não existe um consenso nem mesmo uma definição sobre conceitos.

Um outro cenário bem presente é (3) a diminuição da produtividade, onde um funcionário fica horas, às vezes até dias, em busca de determinada informação, justamente porque os dados estão tão pulverizados e não existe um local onde eles estejam consolidados.

Por fim, tudo isso acaba culminando em (4) uma falta de confiança nos dados, onde a alta liderança passa a duvidar e a questionar se aqueles dados de fato podem ser utilizados na sua tomada de decisão ou se não é melhor voltar para o bom e velho feeling.

Diante de todo esse cenário, implementar uma Governança de Dados é crucial para que as organizações sejam mais data-driven e, nesse sentido, implementar um processo de comunicação eficiente é um fator chave.

O papel da comunicação na estruturação da Governança de Dados

O framework abaixo contempla as três principais etapas para se estruturar a Governança de Dados, sendo elas:

1-Definição de responsáveis;

2-Expansão do conhecimento sobre o tema;

3-Estabelecimento de um processo de comunicação.

Mesmo a comunicação estando como o último elemento, vocês verão a seguir como ela está presente em todas as outras etapas.

Definir responsáveis

Durante essa etapa, além de definir os responsáveis, é extremamente importante comunicar o papel de cada pessoa com relação à Governança de Dados. Várias são as nomenclaturas para as pessoas envolvidas diretamente com a GD (data stewards, analistas de qualidade de dados, Comitê de Governança de Dados, CDO – Chief Data Officer), mas o foco aqui não é esse. Nesse sentido, fique atento aos seguintes pontos:

Comunique com clareza o papel de cada um nesse movimento — mesmo não tendo uma participação muito ativa dentro do Programa de Governança de Dados, por exemplo, todos devem estar atentos a ele, uma vez que todos serão impactados de alguma forma. À medida que os dados circulam toda a empresa, e a tendência é que ele seja cada vez mais utilizado nos processos de tomada de decisão, as pessoas precisam saber sobre como agir e a quem recorrer.

Saiba diferenciar o que é estratégico de atividades rotineiras — um dos erros cometidos pelas empresas que já iniciaram esse processo é colocar todas as ações de governança, como um problema de qualidade de um dado, sob gestão de um Comitê, e isso não funciona. Um problema como esse deve ser resolvido rapidamente, não dá para esperar a reunião do comitê.

Expandir o conhecimento sobre o tema

Extremamente alinhada com a definição dos responsáveis, está a disseminação do tema em toda a organização. As pessoas precisam saber o que é governança de Dados, até para desburocratizar a visão que se tem sobre o tema. Nesse sentido, fique atento aos seguintes pontos:

1-Comunique com antecedência;

2-Informe usando os canais mais efetivos de comunicação;

3-Fale sobre os objetivos do programa e os resultados esperados, tangibilize;

4-Mostre como o programa afetará toda a companhia, demonstre seu valor;

5-Divulgue os canais de comunicação/suporte;

6-Comunique de forma clara e simples, de modo a não burocratizar sua adoção.

Estabelecer um processo de comunicação

Por último, mas que permeia todas as outras duas etapas, está o estabelecimento do processo de comunicação. Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam, independente do setor, do tamanho ou da localização, está relacionado à comunicação e com a governança de dados não é diferente.

Nesse sentido, fique atento aos seguintes pontos:

1-Promova uma governança de dados JIT – não burocratize, seja claro e ágil

Não crie diversas camadas de aprovação para corrigir um problema de qualidade nos dados ou para adotar uma nova ferramenta;

Dê às pessoas acesso às informações de que precisam;

Dê aos usuários maneiras de relatar problemas ou solicitar informações (formulários, e-mail, canal específico);

Crie ferramentas para notificar e alertar as pessoas quando houver alterações nos dados;

Foque em facilitar o uso de dados, não em interromper o seu uso.

2-Entenda os diferentes tipos de comunicação – orientation – onboarding – ongoing

Dependendo do objetivo daquilo que vai ser comunicado, o público alvo muda completamente e isso deve ser refletido na forma como se comunica.

Uma coisa é fazer uma comunicação para uma pessoa que está entrando hoje na organização e pode nunca ter ouvido falar sobre o tema e outra coisa é fazer uma comunicação do dia a dia, abordando os resultados que o programa já alcançou, as ações em andamento, entre outros.

3-Crie um plano – estabeleça sua matriz de comunicação
Uma forma de estruturar a comunicação é criar um plano. Nesse sentido, traga os seguintes elementos: O que deve ser comunicado? Quando? Para quem? Em qual local?

Construindo o futuro

As organizações mais bem sucedidas não são aquelas que irão coletar um volume maior de dados, nem investir mais em Big Data e IA. As organizações mais bem sucedidas são, contudo, as que melhor souberem transformar dados em informações relevantes para a tomada de decisão; são as que implementarem uma cultura analítica, e essa é uma transformação dolorosa. Desenvolver Cultura Analítica envolve pessoas, lembra? E isso também envolve mudar toda a forma como uma organização funcionava e planejava seus próximos passos até então, mas ser analítico já não é mais uma escolha, é o presente e com certeza o futuro. Estejam preparados para esse futuro, construam suas organizações data-driven e lembrem que a comunicação é chave nesse processo.


Este artigo foi produzido por Anna Cristina Rezende Braga, Head of Laboratories no Brasil do Cappra Institute for Data Science e especialista em Cultura Analítica.

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