O conceito de transformação digital vem se consolidando no mundo corporativo nos últimos anos. Desde as pequenas até as grandes empresas, dos mais diversos segmentos, todas estão presenciando e sendo impactadas por tal fenômeno. Um ponto de atenção é a confusão que alguns fazem ao abordar a transformação digital em um contexto futurístico, ao invés de uma demanda urgente da atualidade.
Em um cenário altamente competitivo, o digital deixa de ser um diferencial e se torna um requisito para a perenidade dos negócios e das relações de trabalho nas empresas. Sobretudo, a partir das atuais consequências da pandemia de Covid-19 no mundo, o universo tecnológico se mostrou fundamental para possibilitar o funcionamento dos negócios à distância.
Mas, afinal, o que é a transformação digital?
De uma maneira bem objetiva, podemos definir a transformação digital como um processo de utilização da tecnologia como instrumento de otimização dos resultados. Ou seja, é uma mudança na estrutura organizacional, para implantar as ferramentas digitais como parte do processo de melhora do desempenho, entregas e resultados.
Um ponto importante é que esse conceito é muito mais amplo que apenas a presença superficial da tecnologia na empresa. Trata-se de uma mudança profunda no mindset das companhias, onde a tecnologia assume um papel estratégico central em todos os setores. Desde o Financeiro até o RH, na prática, todas as áreas e os seus processos inerentes, como por exemplo produção, controle e até comercialização, precisam se “digitalizar”.
Vale ressaltar que para realizar a “transformação/digitalização” de uma companhia, é necessário dedicar tempo de pesquisa e diagnóstico da maturidade dos processos internos, mas depois se pensar em formas e possíveis parceiros para implementação. Somente depois destas etapas estabelecidas é que podemos falar em projetos e acompanhamento de resultados. Cada organização possui a “sua maneira” de realizar todo este processo: o importante é encontrar aliados internos e/ou externos que compreendam as reais necessidades e consigam “traduzir” isto em realidade.
Aqui é importante ressaltar a importância do envolvimento e da comunicação clara e objetiva com todos os colaboradores, para que todos façam parte desta grande mudança. Empresas com uma cultura mais aberta possuem maior facilidade de adesão ao cenário da transformação digital. Por isso é importante também mapear os meios de tornar este processo colaborativo: se todos entenderem o real objetivo e ganho, com certeza a implantação será muito mais rápida e harmônica.
A pandemia e o aceleramento tecnológico
A pandemia de Covid-19 ocasionou inúmeras mudanças em toda a dinâmica mundial. Com barreiras sanitárias, as distâncias físicas aumentaram. Por conta disso, a solução para a continuidade da vida minimamente “normal” foi a adesão às ferramentas digitais. Todas as atividades cotidianas como educação, compras, entretenimento, saúde e empreendedorismo se viram submetidas às mudanças do momento.
Os instrumentos tecnológicos foram essenciais para que muitas empresas continuassem existindo durante o período de crise. Com isso, a pandemia (por incrível e estranho que pareça) teve um aspecto super positivo na aceleração de um movimento que já estava acontecendo em diversos segmentos, mas que ainda caminhava a passos lentos: a transformação digital.
Segundo estudos realizados pela GFK sobre as mudanças no comportamento do consumidor e das empresas, fala-se que o Varejo Brasileiro acelerou projetos de digitalização, principalmente relacionados às estratégias de e-commerce, de um tempo de implantação que era previsto para 3 anos em apenas 3 meses. E tudo isto aconteceu não mais porque era um diferencial competitivo, mas sim por uma questão de sobrevivência no mercado.
Ainda falando de estudos e análises realizados sobre os efeitos da pandemia, segundo a 10ª edição do estudo “O Impacto da Pandemia de Coronavírus nos Pequenos Negócios”, realizado pelo Sebrae em conjunto com a Fundação Getúlio Vargas, seis em cada dez micro e pequenas empresas tiveram uma queda no faturamento de, pelo menos, 30%, comparando resultados de 2020 com 2019. Imaginem que no Brasil, o mercado de MPEs (micro e pequenas empresas) responde por cerca de 92% de todos os negócios em atividade no país. Aqui fica a pergunta: e como sobreviver sobre os efeitos da pandemia, concorrência e até mesmo falta de subsídios substanciais para investir no pequeno negócio?
A transformação digital nas pequenas e médias empresas
O mercado de MPEs é responsável por cerca de 30% do valor adicionado ao PIB brasileiro. Trata-se de um número bastante representativo já que estamos falando de um terço da geração de “riqueza” no nosso país. Entretanto, essa contribuição poderia ser muito maior se todas estas empresas pudessem ter um acesso “facilitado” à ferramentas adequadas para sua gestão.
Até bem pouco tempo, quando se falava em digitalização dos meios de produção e dos recursos, os cases eram sempre relacionados a empresas de grande porte. Entretanto, a “bola da vez” no mundo digital é a acessibilidade: cada vez mais conseguimos encontrar oportunidades para as MPEs investirem em implementações com custos mais acessíveis de tecnologias de ponta. Dessa forma, independentemente do tamanho da empresa, já é “rotina” encontrar pequenas empresas investindo em soluções para obter uma maior produtividade, performance e redução dos custos.
Mediante este cenário, é interessante ver uma “desconstrução” de que a transformação digital é apenas alcançável pelas grandes empresas, principalmente sob o ponto de vista financeiro. Contudo, para atender as MPEs, muitas estão se adequando para oferecer opções mais acessíveis, capazes de se adequar ao tamanho e maturidade do negócio. Dessa maneira, com muito planejamento e focando em necessidades reais, temos encontrado cases bem interessantes de pequenas empresas apresentando a evolução dos negócios através da digitalização.
Outro ponto é que essa adoção de recursos tecnológicos não é uma novidade para todos. Como dito anteriormente, esse processo foi acelerado por necessidades do contexto global, deixando de ser um diferencial para se tornar um requisito no mercado. Mas antes mesmo disso tudo acontecer, já era possível encontrar pequenos empreendedores que utilizavam algum software de gestão ou automação comercial. A grande diferença é que neste momento o uso digital é intensificado, não apenas com a utilização de ferramentas tecnológicas, mas sim uma mudança total em toda a estrutura organizacional.
Pequenas empresas como as startups possuem um papel protagonista na inovação, já que elas são criadas com um DNA tecnológico, atuando a partir de processos ágeis, inovadores e práticos. Mas, mesmo assim, ainda há muitas possibilidades a serem exploradas, tanto nessas empresas quanto naquelas que ainda não iniciaram a digitalização. Como por exemplo, o incentivo ao aumento da presença digital, como ferramentas para comunicação, divulgação e compra online.
Para que o processo de compreensão e planejamento da transformação digital seja efetivo, é imprescindível que as companhias invistam na capacitação de seus colaboradores: entender o objetivo da mudança, o papel de cada um neste contexto, é que gera aderência. E para isso é importante manter uma comunicação fluida, e possibilitar o acesso a materiais explicativos e também investir em capacitação através de cursos presenciais e/ou digitais. O importante é que toda a organização esteja conectada com um objetivo único.
Quais são os maiores impactos da transformação digital?
Um passo importante para o êxito da digitalização é a contínua busca por inovação. Incontáveis são os recursos tecnológicos, porém cabe a cada empresa encontrar qual deles oferece uma precisão e confiabilidade maior para seu negócio. Dessa forma, torna-se possível mensurar os resultados positivos e o impacto dessa transformação na realidade da companhia. Alguns dos benefícios disso são:
Maior satisfação dos clientes: possibilita uma manutenção positiva do relacionamento entre a empresa e os consumidores, sendo esse um aspecto fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio;
Diminuição dos custos: a redução de gastos e custos nos processos de produção e venda são um grande atrativo para investir em mudanças digitais;
Aumento da produtividade: recursos tecnológicos melhoram a produtividade dos colaboradores ao facilitar certos processos e atividades, diminuindo assim, o esforço e melhorando a performance;
Melhores entregas: as entregas são otimizadas ao serem feitas em um tempo menor e uma qualidade maior, criando referência e se destacando no mercado, em relação aos seus concorrentes.
Dicas para a implementação digital na sua empresa
Primeiramente, vamos destacar a “dica de ouro” para realizar uma mudança estrutural com sucesso: planejamento estratégico e tático. Definir onde se quer chegar e com quais meios será possível alcançar a meta é que ajudará a organizar o processo de implementação digital. Contextualizar o cenário, calcular os gastos e os recursos financeiros disponíveis, delegar tarefas aos colaboradores, propor um passo a passo para implementação e definir indicadores para mensurar os resultados obtidos fazem parte deste planejamento. Com isso, antes de iniciar a transformação digital, a empresa precisa ter claro quais são seus objetivos com esse processo, além de saber quais serão as ferramentas necessárias para alcançá-los.
Após a etapa de planejamento estratégico, chega a hora de colocar em prática essa transformação através de ações táticas. Para facilitar isso, o ideal é o uso de plataformas e softwares de migração que possibilitam um processo mais rápido, eficiente e seguro. Realizar esta etapa no modelo de retroalimentação é uma ótima dica: avaliar o que deu certo e o que deu errado e sempre revisitar os resultados, atuando proativamente na correção e adequação é essencial para implantação adequada.
E de novo: comunicação é o segredo do sucesso! É importante que todo o time esteja a par e preparado para as transformações. Como citado anteriormente, uma transformação digital consiste na mudança do mindset de uma empresa: de nada adianta construir um plano que não esteja comunicado e alinhado com as expectativas de quem será impactado diretamente por ele. Por isto, invista em comunicação: de start, de acompanhamento, pontual e até mesmo de abordagem, para avaliar o nível de entendimento da sua operação.
E para resumir todas estas dicas, verifique se as etapas a seguir estão sendo seguidas:
1- Desenvolva um plano de ação dividido em curto, médio e longo prazos;
2- Estabeleça quais são as prioridades de processos a serem automatizados;
3- Pesquise, avalie e decida quais as tecnologias serão utilizadas;
4- Se preciso for, contrate profissionais com habilidades ágeis;
5- Encontre parcerias (internas e externas) para facilitar o processo de automatização digital;
6- Mantenha-se atualizado acerca de tendências no mercado;
7- E o principal: simplifique todo o processo! Inicie com alguns elementos (os mais urgentes e/ou mais importantes) e gradualmente vá aumentando em escala.
A transformação digital faz parte da cultura da empresa
Um ponto essencial para toda essa temática é o de compreender que a principal mudança gerada pela digitalização é a cultural. Apesar de todas as tecnologias, plataformas e softwares, a transformação digital depende de pessoas: elas precisam acreditar, aceitar, apoiar e fortalecer o processo. Deixar claro quais serão os principais benefícios deste processo para a empresa, colaboradores e clientes cria aderência para a estratégia e encoraja a mudança. Então invista em treinamentos, eventos, reuniões, comunicados: aqui vale tudo para colocar todos no mesmo rumo.
E por último: toda mudança efetiva deve vir acompanhada de benefícios e melhorias nos resultados, para a empresa e para as pessoas. A transformação digital também é parceira de um bom cliente organizacional: pessoas felizes, motivadas e engajadas são sinônimo de bons resultados. Como diziam os sábios: o coletivo faz a força. A transformação só acontece quando nós nos transformamos: o time passa a atuar em uma atuação que chamamos de estrutural e não apenas superficial. A transformação estrutural é que gera alicerce, que gera confiança. E a confiança solidifica uma mudança cultural.
Este artigo foi produzido por Gustavo Caetano, CEO da Sambatech e Samba Digital, e colunista da MIT Technology Review Brasil.
Gustavo Caetano