Da contabilidade ao design, passando pela pesquisa de mercado e pelo desenvolvimento de produtos, há uma espantosa quantidade de habilidades necessárias para administrar uma empresa. Grandes organizações podem contratar especialistas para cuidar dessas tarefas, mas as pequenas nem sempre têm esse luxo.
É aí que a Inteligência Artificial entra. Os modelos de IA atuais fazem um trabalho razoável nessas demandas. O truque é entender onde ela é boa o suficiente e onde não é.
Uma área onde a IA “boa o suficiente” já pode ser valiosa para os donos de pequenas empresas é com competências secretariais e no tratamento de questões administrativas básicas. Vamos dar uma olhada em como um professor particular está usando isso para melhorar o arquivamento de documentos e liberar seu tempo.
O caso do tutor de estudantes universitários
Sam Finnegan-Dehn trabalha com captação de recursos para uma instituição de caridade, mas faz um trabalho extra como tutor de matemática e filosofia para estudantes universitários em sua casa, em Londres, na Inglaterra. Com esse negócio, que dura meio período, ele pode aproveitar seus diplomas em filosofia e compartilhar seu amor pela disciplina com os clientes.
Mas reunir-se com os estudantes é apenas uma fração do trabalho necessário para ser um bom tutor. Ele também planeja aulas e encontra novos materiais de leitura, cria tarefas, envia faturas e acompanha novas pesquisas, tudo isso além de seu trabalho regular. Dadas essas demandas, Finnegan-Dehn não tem tanto tempo quanto gostaria para ampliar sua carteira de alunos.
Por isso, ele recorreu à IA para obter alguma ajuda no gerenciamento dos aspectos cotidianos de seu negócio. Ele diz que a tecnologia assumiu um papel de secretária em todos os seus cadernos digitais, onde anota lembretes sobre o progresso de seus clientes e novas leituras para se manter atualizado. Ele descreve o uso da IA como algo semelhante a ter uma segunda memória, que o ajuda a conectar ideias que ele anotou em vários lugares.
Embora tenha experimentado diferentes ferramentas, como Claude e ChatGPT, o tutor agora optou pelo Notion AI porque ele se integra melhor às suas anotações, que ficam distribuídas pelas abas de seus cadernos no aplicativo. Finnegan-Dehn não usa a ferramenta para criar materiais didáticos, mas permite que o Notion AI grave reuniões com seus clientes, depois de obter o consentimento deles, e então usa seus resumos automatizados para refinar sua estratégia de ensino. Por exemplo, se ele perceber, pelo resumo da IA, que uma determinada técnica não estava ajudando um aluno, ele pode mudar a forma como aborda o assunto da próxima vez.
Além disso, o Notion AI também o ajuda com a definição de metas, a elaboração de notas de aula, o envio de faturas e a geração e sincronização de publicações em redes sociais. No caso da definição de metas, por exemplo, Finnegan-Dehn diz que entende seus objetivos de longo prazo para seu negócio, mas nem sempre os passos concretos para alcançá-los. Ele usa a IA para ajudar a preencher essas lacunas. Ele começa escrevendo uma meta “estrela-guia”. Por exemplo, ter um determinado número de clientes até o fim do ano. Em seguida, pede à sua IA que gere os passos que ele precisa seguir para chegar lá, dado o perfil que construiu no aplicativo. Assim, pode refletir sobre os resultados e escolher quais tarefas enfrentar primeiro.
O Notion tem sido um grande nome no universo de software de anotações há muitos anos. Seu complemento de IA, lançado no fim de 2023, agora tem ferramentas que lhe permitem interagir com muitas outras plataformas de produtividade on-line. Há um cliente de e-mail, integrações com calendário e um agente lançado recentemente. E, embora esse nível de acesso tenha levantado preocupações com a privacidade, ele também pode resultar em uma assistente virtual bastante poderosa.
Muitas das tarefas visadas pelo Notion AI são menos criativas e mais rotineiras, como sincronizar informações entre documentos ou pesquisar anotações antigas, por exemplo. Isso torna a ferramenta especialmente atraente para donos de pequenas empresas, que têm capacidade limitada, principalmente para trabalhos mecânicos.
Dicas para usuários
Considere estes pontos ao pensar se a IA pode ajudar você a administrar um negócio, ou tornar qualquer parte de sua vida profissional um pouco mais fácil.
Olhe antes de se jogar
Como os grandes modelos de linguagem (Large Language Models, ou LLMs) se alimentam dos dados que você insere para responder às suas consultas ou concluir tarefas, convém fornecer a eles informações de forma que seja conveniente para você e para os modelos. Em muitos desses serviços de IA para cadernos, isso significa, por exemplo, usar a plataforma deles para fazer anotações, para que você não precise inserir ou carregar anotações depois. Por causa disso, é uma boa ideia avaliar cuidadosamente suas opções antes de se comprometer com um ecossistema movido por IA.
Trabalhe com os pontos fortes
Pense nas habilidades que faltam internamente e veja se a IA pode ajudar com o treinamento ou assumir essas tarefas para você. Apenas tenha em mente: ela alucina e comete erros, então pense em onde a precisão é necessária e mantenha os humanos no comando nessas áreas.
A IA nem sempre é a melhor ferramenta
Não há problema em usar algo pronto quando essa for a melhor escolha. Será mais seguro, por exemplo, usar plataformas de processamento de pagamentos já existentes, como Shopify ou Square, do que criar uma.
Considere usar modelos locais para qualquer informação sensível
Há riscos de os modelos de IA on-line vazarem dados sensíveis, e há muitos relatos sobre como as organizações coletam seus dados quando você faz perguntas a seus chatbots. Mesmo que sua empresa não lide com informações pessoais, ainda pode haver algumas coisas que você prefira não compartilhar publicamente. Nesses casos, usar um modelo de código aberto que faça inferências sobre seus prompts localmente pode ser uma ótima opção, em vez de ChatGPT ou Claude ou outros modelos proprietários. Felizmente, alguns LLMs agora podem ser executados em laptops e desktops pequenos.
Este conteúdo faz parte da série “Como fazer a IA funcionar”, publicada na MIT Technology Review Brasil, que mostra orientações práticas para profissionais sobre como a Inteligência Artificial generativa está sendo usada em diversos setores e o que você precisa saber sobre como aplicá-la no trabalho.
Larissa Osso
